С 18 февраля 2021 года изменились сроки жизни большинства типовых документов компании. Часть изменений продляет срок хранения налоговых, кадровых и иных документов компании, часть их сокращает. Новые сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы, а также доначисление налогов.
Приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» утвержден новый перечень со сроками хранения документов (далее по тексту — Перечень).
Срок хранения отчётов ПФР и ФСС
ПФР
Органы ПФР осуществляют хранение документов, в которых содержится информация персонифицированного учёта. В этих бланках указаны сведения о лицах, застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования. Их срок хранения определяется форматом:
- бумажные — не менее 6 лет;
- электронные — не менее 7 лет.
Каждый электронный документ должен быть подтверждён электронной подписью (ЭП), что даёт ему юридическую силу. Сколько хранить указанную отчётность, закреплено в п. 4 ст. 8 27-ФЗ.
ФСС
Органы ФСС хранят все необходимые документы, с помощью которых исчисляют и уплачивают страховые взносы. В соответствии с ст. 23 НК РФ, хранение осуществляется в течение 6 лет.
Исключения составляют:
- Расчёты об обязательном пенсионном страховании хранятся 75 лет, если представлены до 2003 года; 50 лет, если представлены после 2003 года;
- Электронные документы по взносам в ФСС хранятся 60 месяцев после поступления в ведомство.
Структура номенклатуры дел компании
Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:
- подразделение организационных вопросов (канцелярия);
- кадровое подразделение;
- департамент труда и заработной платы;
- отдел экономического планирования, статистики и финансов;
- департамент бухгалтерского учета и отчетности;
- департамент налогового учета и декларирования;
- отдел охраны труда;
- производственно-технический отдел (ПТО);
- другие подразделения.
Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.
Срок хранения первичных документов
Первичные документы необходимы для отчётности в ИФНС или при судебных разбирательствах. Они содержат в себе информацию о фактических расходах фирмы. ИФНС может запросить первичные документы во время проведения проверки компании или её контрагентов. Данные заносят в регистры бухгалтерского учёта и осуществляют хранение в течение пяти лет.
Создание и хранение первичных учётных документов в электронной форме разрешено п.5 ст. 9 402-ФЗ.
Срок хранения налоговых документов
Для удобства все нормативно-правовые акты, регулирующие хранение налоговой отчётности и сроки хранения документов мы собрали в одной таблице.
| Вид документа | Срок хранения | Регулирующий нормативный акт |
| Счёт-фактура | 5 лет | Стр. 317 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документ об исчислении и уплате страхового взноса | 6 лет | подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
| Книга покупок и дополнительные листы | 4 года с даты последней записи | Абз. 4 п. 24 прил. 4 к ПП от 26.12.2011 № 1137 |
| Книга продаж и дополнительные листы | 4 года с даты последней записи | Абз. 4 п. 22 прил. 5 к ПП от 26.12.2011 № 1137 |
| Журнал учёта счёт-фактур | 4 года с даты последней записи | П. 12 прил. 3 к ПП от 26.12.2011 № 1137 |
| Заверенная копия счёт-фактуры для комитента, принципала, инвестора | 4 года | П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137 |
| Таможенная декларация, её заверенная копия, платёжно-расчётный документ на уплату НДС при импорте | 4 года | П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137 |
| Заявление о ввозе товара и об уплате косвенного налога, его заверенная копия, платёжно-расчётный документ об уплате НДС при импорте с территории ЕАЭС | 4 года | П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137 |
| Заполненный бланк строгой отчётности и его копия, на приобретение услуги по найму жилых помещений и услуги по перевозке работников в период служебной командировки | 4 года | П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137 |
| Документ на передачу имущества, НМА, имущественных прав, их нотариально заверенные копии с суммами восстановленного НДС по п. 3 ст. 170 НК РФ | 4 года | П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137 |
| Первичный документ на уменьшение стоимости приобретённого товара, работы, услуги, имущественного права в целях восстановления НДС по подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ | 4 года | П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137 |
| Сводный документ по операциям за календарный месяц , который подлежит регистрации в книге продаж | 4 года | П. 11 прил. 1 к ПП от 26.12.2011 № 1137 |
| Налоговый регистр | 5 лет после снятия задолженности. Налоговые регистры по НДФЛ без лицевого счёта или ведомости начисления зарплаты: 75 лет — если документ оформлен до 2003 года,50 лет — если оформлен с 2003 года. | Стр. 303, 311 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Документ:
| 5 лет | Стр. 304 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Декларации организации по всем видам налогов | 5 лет. Налоговые декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет | Стр. 310 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Сведения о доходах физлиц | 5 лет. Если нет лицевого счета: — 50 лет, если документ оформлен с 2003 года — 75 лет, если оформлен до 2003 года | Стр. 312 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Реестр сведений о доходах физлиц, представляемый налоговым агентом | 5 лет | Стр. 313 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Книга учёта доходов и расходов по УСН организации или ИП | 5 лет | Стр. 318 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Документ о налоговых льготах для региональных инвестиционных проектов | 6 лет | П. 3 ст. 89.2 НК РФ |
Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения
Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.
Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.
Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во единиц хранения | Срок хранения и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 02. Кадры | ||||
| 02-01 | Штатное расписание | Постоянно ст. 40 | ||
| 02-02 | Личные дела работников | 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003. ст. 445 | ||
| 02-05 | Графики предоставления отпусков | 3 года ст. 453 | ||
| 02-06 | Списки лиц, подлежащих воинскому учету | 5 лет ст. 457 | ||
| 02-07 | Списки работников, ушедших на пенсию | 5 лет ст. 462 «ж» | ||
| 02-08 | Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины | 3 года ст. 434 «д» | ||
| 02-09 | Журнал регистрации трудовых договоров | 50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003. ст. 463 «б» | ||
| — | — | — | — | — |
| Резерв | ||||
| Резерв | ||||
Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.
Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.
Например:
- о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)»;
- о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».
Срок хранения бухгалтерских документов
Перечень Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236 позволяет узнать о том, сколько хранятся типовые управленческие архивные документы.
Документы, которые содержат в себе информацию о компании, хранятся не менее 5 лет. Порядок регулирует п. 2 ст. 29 402-ФЗ. К ним относят:
- учётную политику;
- стандарты;
- бухгалтерский учёт;
- средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП.
Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает организации и ИП хранить в течение 5 лет данные документов:
- для исчисления и уплаты налогов;
- бухгалтерского и налогового учёта;
- подтверждающие получение доходов и осуществление расходов.
Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ обязывает хранить 6 лет отчётность, которая необходима для исчисления и уплаты страховых взносов.
Налоговые агенты хранят документы для исчислений, удержаний и перечислений налогов в течение 5 лет, в соответствии с подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ.
Акционерные общества сохраняют документы согласно постановлению ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс. Полная информация доступна по ссылке.
Согласно ст. 12 14-ФЗ, ООО хранят документы в срок, который устанавливает внутренний нормативно правовой акт компании.
Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция
Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.
Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП. Иначе в процессе делопроизводства неминуемо будут появляться документы, не включенные в номенклатуру, что может привести к нарушению порядка хранения и даже утрате документов.
Исходя из утвержденной приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526 формы номенклатуры дел, можно рекомендовать следующую процедуру перехода на новую номенклатуру. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения.
СПРАВКА
При многоуровневой внутренней структуре организации можно вводить сложные индексы, состоящие из групп цифр, отделяемых друг от друга дефисом. К примеру, отдельные номера могут присваиваться департаментам, отделам внутри департамента и рабочим группам внутри отдела.
Вторым этапом при переходе на новую номенклатуру следует разработать правила формирования заголовков дел. При этом нужно исходить из того, что заголовок в четкой, но обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документации дела. Поэтому нельзя указывать просто «документы» или «переписка». Необходимо конкретизировать «документы по приему на работу» или «переписка с ИФНС».
ВНИМАНИЕ
В заголовке дела нельзя использовать неконкретные формулировки: «Разное», «Общая переписка», «Входящие документы» и т.п.
Третий этап предполагает распределение всех дел по срокам хранения, и введение соответствующего порядка делопроизводства, при котором документы сразу формируются по делам, исходя из срока хранения. Если при создании документации точное распределение по срокам хранения затруднительно, то вводится двоичная система: изначально все документы относятся к делам либо постоянного, либо временного хранения. А разделение дел временного хранения по конкретным срокам осуществляется уже на следующем этапе специалистами, отвечающими за ведение дел в организации.
ВАЖНО
Нужно ли включать в номенклатуру электронные документы? Пункт 96 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет электронное дело как электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Поэтому электронные дела включаются в общую с делами на бумажном носителе номенклатуру. При добавлении электронных документов в общую номенклатуру нужно руководствоваться теми же правилами, которые применяются в отношении «бумажной» документации.
Подключиться к системе «Диадок» для электронного документооборота с контрагентами
Срок хранения статистической отчётности
В 2021 году юридическими лицами и ИП первичная статистика по организации предоставляется в форме электронного документа, заверенного усиленной .
Виды статистической отчётности и сроки хранения
| Вид документа | Срок хранения | Примечания |
| Отчёт организации о выполнении перспективных, целевых и текущих программ, планов и годовых планов; анализ отчётов: |
| |
| постоянно | |
| постоянно | |
| 5 лет (1) | |
| 5 лет (1) | |
| 1 год (2) | |
| Отчёт филиалов, представительств, дочерних предприятий: |
| |
| постоянно | |
| постоянно | |
| 5 лет (1) | |
| 1 год (2) | |
| Отчёт руководителя организации о деятельности федерального государственного унитарного предприятия и представителя интересов РФ в органах управления ОАО, представляемый в федеральные органы исполнительной власти, государственных унитарных предприятий субъектов РФ, муниципальных образований | постоянно | |
| Отчёт статистический, статистические сведения и таблицы по всем основным направлениям и форм деятельности организации и документы к ним: |
| |
| постоянно | |
| постоянно | |
| 5 лет (1) | |
| 5 лет (1) | |
| 1 год (2) | |
| постоянно | |
| Доклад, аналитическая таблица и справка, статистическая бюллетень об итогах деятельности организации | постоянно | |
| Статистический отчёт и таблица по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации и документы к нему: | ||
| 5 лет | |
| 5 лет | |
| 5 лет | |
| 3 года | |
| 1 год | |
| 1 год | |
| Документ о выполнении целевых программ | 5 лет ЭПК | |
| Отчёт о выполнении государственных или муниципальных заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг: | ||
| постоянно | |
| 5 лет | |
| постоянно | |
| Документ о составлении сводного статистического отчёта и сведений | 5 лет | |
| Оперативный статистический отчёт, сведения, сводки о выполнении планов организации и её структурных подразделений | До минования надобности | |
| Годовой отчёт о работе структурного подразделения организации | 5 лет (1) |
|
| Индивидуальный отчёт работников | 1 год | |
| Журнал учёта передаваемых статистических данных | 5 лет | |
| Вспомогательная книга по оперативному и статистическому учёту и отчётности | 1 год | |
| Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчётности | 5 лет | |
| Бланк формы статистической отчётности: | ||
| постоянно | |
| До замены новыми |
Документы канцелярии: как долго их придется хранить
В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.
Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во единиц хранения | Срок хранения и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01. Канцелярия | ||||
| 01-01 | Устав ООО «Вираж» | Постоянно ст. 28 | ||
| 01-02 | Коллективный договор ООО «Вираж» | Постоянно ст. 386 | Присланные для сведения — до минования надобности | |
| 01-03 | Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж» | 1 год ст. 381 | После замены новыми | |
| 01-04 | Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности | Постоянно ст. 19 | ||
| 01-05 | Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности | 5 лет ст. 19 | ||
| 01-06 | Протоколы совещаний у руководителя | Постоянно ст. 18«е» | Протоколы оперативных совещаний — 5 лет | |
| 01-07 | Номенклатура дел | Постоянно ст. 157 | Структурных подразделений — 3 года | |
| — | — | — | — | — |
| Резерв | ||||
| Резерв | ||||
Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.
После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.
