Что такое инвойс и проформа-инвойс? Как их правильно заполнять?

Внешнеэкономическая деятельность, международные грузоперевозки требуют определенных знаний и умения свободно ориентироваться в узкоспециализированных видах документов, одними из которых являются инвойс и проформа-инвойс. В российской коммерческой практике эти понятия используются редко, однако для совершения торговых операций с другими странами нужно знать предназначение, суть и правила оформления данного вида документов.

Что такое инвойс?

Если объяснить суть слова простыми словами – это счет (с англ. invoice), выставленный продавцом (поставщиком, экспортером) покупателю на оплату каких-либо товаров. Инвойс является обязательным документом для таможенных сборов и НДС, так как подтверждает стоимость декларируемого товара, указанную в договоре. Кроме этого назначения, коммерческий инвойс может выступать в качестве накладной к товару, а также служить удостоверением его происхождения. Инвойс, выставленный продавцом, свидетельствует об обязательстве покупателя оплатить товар в соответствии с условиями, указанными в договоре. (Это не касается случаев поставок по предоплате).

Коммерческий инвойс – обязательный документ для прохождения таможни: без него перевозимый товар не растаможат. Инвойс выписывается экспортером одновременно с отгрузкой товара и направляется покупателю. Главные особенности документа следующие:

оформляется продавцом и передается покупателю;
указываются подробные характеристики качества товара, происхождения, его количество и другие особенности, условия поставки;
обязательно вносится полная стоимость партии товара и реквизиты его владельца.

В российской практике инвойс не используется: счет-фактура не является полным аналогом этого документа, так как применяется только для расчета налогов. В РФ инвойс заполняют только при международных коммерческих операциях. Во внутренней торговле близким по содержанию к инвойсу можно назвать счет на оплату, однако в нем содержится меньше информации.

Виды инвойсов

Инвойс – общее название счета, предъявляемого продавцом покупателю. Наиболее распространены счета двух типов – коммерческий инвойс (инвойс-фактура) и проформа-инвойс.

Коммерческий инвойс
(инвойс-фактура) – вид товаросопроводительного документа, по которому фактически происходит оплата товара. Является обязательным для заполнения экспортной декларации и таможенной очистки товара, переправляемого через границу.
Инвойс-проформа
– предварительный счет на оплату, выписываемый поставщиком. После утверждения суммы оформляется окончательный счет – коммерческий инвойс.

Особые требования к оформлению документа

Товар, включенный в документ инвойс на экспорт, должен быть описан с максимальной полнотой. Из такого описания должно быть понятно:

Какой товар?
Из каких материалов произведен товар?
Как может использоваться данный товар?
В каком количестве?

Если отправление включает следующие элементы	Что следует указать в описании инвойса
Биологические образцы	Происхождение; Цели экспорта (тестирование и др.); Вариант перевозки (в сухом льду и др.); Период хранения. Коммерческий инвойс может сопровождаться разрешительной копией или включать номер, который имеет разрешительный документ.
Химические вещества	Форма TSCA: «Заявляю, что все химвещества в отправлении не подлежат контролю, который определен TSCA». Или: «Заявляю, что химвещества в отправлении удовлетворяют нормам или постановлениям по TSCA, и никакие химвещества не предлагаются мной для ввоза в нарушение TSCA или других применимых норм TSCA». Следует учесть, что внесение в инвойс только названий химвеществ будет недостаточным (К примеру, «крем увлажняющий косметологический»).
Часы (настольной или настенной конструкции)	Ценность (цена) таких комплектующих, как: а) подвижный механизм; б) корпус; в) гальванические пары; г) камни (при наличии).
Подарки	Раздел описания на товар в транспортной накладной для авиаперевозок (AWB) содержит термин «Unsolicited gift». Необходимо включить полное описание на весь подаренный товар, а также указать его стоимость. Если стоимость будет превышать 100$, то товар подлежит таможенному оформлению таможней государства получателя с оплатой платежей (для некоторых государств ограничения по стоимости подарков могут меняться).
Текстиль	состав (к примеру, хлопок 90%; полиэстер 10% и т.д); способ изготовления ткани (вязаная или тканная); целевой потребитель (изделия для мужчин, детей, женщин и др). Для образцов изделий из текстиля необходимо сделать пометку: «MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE».

Международные торговые правила: толкование и нюансы использования

Что такое проформа-инвойс?

Проформа-инвойс (англ. proforma invoice) – документ, который содержит предварительные данные о поставляемом товаре – например, о его количестве или цене, и является основанием для выписки окончательного счета – коммерческого инвойса. Проформа-инвойс обычно выписывается, если товар поставляется по частичной предоплате или безвозмездно (гуманитарная помощь, для участия в выставках, акциях, аукционах и др.) Проформа-инвойс может быть оформлен на отгруженный, но еще не реализованный товар, и наоборот.

Отличие проформы-инвойса от окончательного варианта инвойса-фактуры заключается в том, что некоторые данные в первом документе не являются окончательными и могут еще быть изменены до окончательного согласования поставки. Например, это может касаться количества товара или разновидностей его моделей.

После уточнения всех данных на основе содержания оставляется инвойс, который и является окончательным товаросопроводительным документом.

Следует знать, что проформа-инвойс не содержит требования об уплате указанной в нем суммы: выполняя все остальные функции счета, он не может быть признан платежным документом. На основании счета-проформы деньги за товар получить нельзя.

Как я купил семейный минивэн Хонда Степвагон (Honda StepWGN) на аукционе в Японии

Летом 2021 года мы решили обновить свой семейный автомобиль и присмотрели настоящий 8-местный вэн! История эта не была бы такой захватывающей, если не одно обстоятельство: машина находилась в 11000 км от нас, на другом краю света.

Делимся со всеми подробностями нашей историей покупки Honda Stepwgn на японском аукционе.

Какая информация заполняется в инвойсе?

Продавец (поставщик) должен заполнить инвойс, который должен содержать следующую информацию:

дату составления и номер инвойса;
реквизиты (наименование, адрес) отправителя (продавца);
реквизиты получателя (покупателя);
сведения о контракте (номер и дата заключения);
название продукции, описание каждого вида (модель, артикул);
количество единиц/веса товара;
цену за единицу груза;
общую стоимость товара;
код ТН ВЭД груза;
общую стоимость всей партии отправляемого товара – сумму инвойса;
данные о стране-производителе, стране-экспортере (если она не является производителем);
страну-получателя;
цель экспорта товара;
НДС (может не упоминаться, если налог нулевой);
условия поставки соответственно Инкотермс.

Пожалуйста, помогите сделать эту статью лучше. Ответьте всего на 3 вопроса.

Внимание! Описание товара, особенно дорогого или сложного, должно быть максимально подробным и полным!

Как правильно заполнять инвойс

За время международной коммерческой деятельности сложились определенные требования к оформлению этого вида документа, которым нужно следовать. Если есть сомнения в корректности заполнения инвойса, лучше не полагаться на свои силы и обратиться к услугам специалиста в этом вопросе.

Коммерческий инвойс оформляется на стандартном листе А 4, но предпочтительнее – на специальном фирменном бланке поставщика: это удобнее, так как лист уже содержит все необходимые реквизиты продавца.
Документ может заполняться как от руки, так и в печатном варианте.
Заверяется инвойс только личной подписью лица, ответственного за отправление товара.
Несмотря на пометку о необходимости печати, она не обязательна: юридические лица освобождены от необходимости использовать в своей деятельности печати или штампы с 2021 года.
Сумма инвойса обычно выражается в валюте, указанной в контракте. Иначе обязательно указывается, по какому курсу (указать дату перевода) будет проведена конвертация.
Документ заполняется на языке, понятном для обеих сторон сделки, чаще всего – на английском. Таможня РФ принимает документы, оформленные на русском языке, поэтому потребуется его перевод. Сейчас успешно используется практика двуязычного заполнения документа – на языках поставщика и получателя, разделенного на две колонки.
Если товар отправляется не с коммерческой целью, обязательно указывается причина его перемещения. Например «Товар не для коммерции. Оплаты не требуется» или «Замена брака. Стоимость указана только для таможенного оформления» и др.
Если страховка и транспортировка оплачивается отправителем, их стоимость указывается в инвойсе отдельной строкой.
Инвойс заполняется в 6 экземплярах: 1 оригинал и 5 копий, которые хранятся в кармане для авиатранспортных отправлений вместе с накладной AWB. Одна из копий кладется в отправленный груз.

Соответствие заполнения инвойса требованиям строго проверяется таможенными органами: некорректное заполнение может значительно увеличить сроки таможенного оформления, в результате испортить отношения между заказчиком и поставщиком.

Шаг 10. Приемка автомобиля. Принимаем поздравления с покупкой!

Стоимость доставки автомобиля Honda StepWGN контейнером из Владивостока в Москву по тарифам — 68000 рублей. Скидка от Вадима — 3000 рублей, итого готовим к оплате при приемке 65000 рублей. Срок бесплатного хранения автомобиля в Подольске — 10 дней.

В договоре поручения уточняем пункт назначения: станция Силикатная Московской железной дороги, г. Подольск, Залинейный переулок, 2А. Телефон.

24.11.2020 Получаем выписку из электронного паспорта транспортного средства (ЭПТС) и проверяем статус на сайте «Системы электронных паспортов» portal.elpts.ru:

Обращаем внимание, что в выписке из ЭПТС цвет кузова — «желтый». Разбираемся, по какой шкале определяется цвет.

27.11.2020 Из Владивостока отправили пакет документов. Сегодня же созваниваемся с транспортной компанией, прошло уже две недели с момента передачи автомобиля (14.11.2020), а смс сообщения с номером контейнера пока нет. Получаем ответ — 24.11.2020 контейнер с автомобилем передан на станцию отправления. Ждём дальше.

02.12.2020 Прибыли оригиналы документов из Владивостока: СБКТС, таможенные ордера, документы для оформления договора купли-продажи (помним, что автомобиль ввозился в Россию жителем Приморского края). Доставка СДЭКом — 876 рублей.

03.12.2020 Наконец-то пришло смс сообщение с номером контейнера. Проверяем статус на странице трекинга, контейнер уже в Уссурийске. Всего 100 км от Владивостока, мелочь, а приятно