В этой статье мы разберемся, какие документы нужны для перевозки груза или товара автомобильным транспортом. Необходимо заранее узнать, что за бумаги потребуются в пути или в месте назначения, подготовить их и отдать водителю, который будет заниматься транспортировкой. Все рекомендуется корректно заполнить, потому что у перевозчика должен быть при себе пакет сопроводительных справок, сертификатов, ТТН и другие. По ней проверяющие будут определять, все ли в порядке, не доставляется ли что-то запрещенное. Это целая процедура, которую важно выполнить в соответствии с правилами организации и соблюдением обязательных законодательных актов. Давайте рассмотрим все по порядку.
Что подписывают в общем случае
Практически все транспортные компании точно знают, что им делать. Обычно они сами сообщают заказчику, какая документация потребуется при перевозке грузов, чтобы в процессе не возникало проблем и сложностей. Официальный перечень для большинства типов товаров небольшой:
- товарно-транспортная накладная, подписанная на каждый элемент ассортимента в составе посылки, даже если их сотни видов;
- водительское удостоверение лица, которое будет за рулем, с соответствующей категорией;
- соглашение между грузоотправителем, получателем и фирмой, которая занимается доставкой;
- путевой лист.
Все, что указано выше, необходимо вне зависимости от того, какого сорта продукты или изделия перевозятся. Их нельзя заменить на другие документы на перевозимый груз или отказаться от их оформления.
Кроме того, дальнобойщик должен быть вписан в разрешение или доверенность, в соответствии с которой он имеет право управлять этим ТС. Важно, чтобы это было документально закреплено.
Давайте разберем некоторые из них подробнее.
Штрафы за нарушения правил перевозки
Минтранс принял очередной закон, который касается автомобильных транспортировок. Согласно законопроекту будут увеличены штрафы за перевозку без соответствующих сопроводительных бумаг. Стоит отметить, что штрафами будут покрывать как самих водителей, так и компанию. Если у водителя будет отсутствовать транспортная накладная, заказ-наряд, грузовая транспортная накладная и наряд, тогда водитель будет вынужден заплатить до 1500 рублей, а что касаемо должностных лиц, то сумма увеличится до 20000 рублей. Транспортные компании же, в свою очередь, заплатят штраф до 250 тысяч рублей.
Перевозка груза без сопроводительных документов может спровоцировать штраф или лишение водительских прав. Именно поэтому очень важно тщательно оформлять все бумаги в каждом из органов, которые отвечают за данную процедуру.
Подготовка
Есть 3 типа бумаг, которые обязательны в любой доставке:
- для дальнобойщика;
- на ТС;
- на перевозимые товары.
В ГК РФ есть общие правила, они закреплены в главе 40. Все, что обязан делать перевозчик – вписано в следующую за ней 41.
Какие документы могут оказаться нужны водителю для отправки, перевозки, различной транспортировки любого типа груза
Чтобы начать путь от грузоотправителя до получателя, транспортировщик должен обзавестись ВУ необходимой категории со всеми допусками. Он обязан быть обучен и проинструктирован, как именно пользоваться конкретным ТС. Также у него при себе подтверждения, что он имеет право владеть или пользоваться автомобилем.
Еще один пункт – путевой лист. Его выписывает заказывающая сторона, транспортная компания или частное лицо. Выписывается не больше, чем на месяц. Указываются точные даты действия и записывается:
- число и время, когда водитель прошел медосмотр;
- какой пробег был у машины на начало поездки;
- какие расходы на ГСМ заложены на прохождение пути.
Если у груза нет особенностей, то этого комплекта будет достаточно, чтобы отправляться с ним. Для планирования перевозок опасных веществ и изделий потребуется специальная лицензия.
Кроме того, рекомендуется, чтобы в авто всегда был при себе трудовой договор лица, которое будет вести машину. Это подтвердит, что он справляется с задачей от своего нанимателя, поэтому должен доставить продукцию по адресу, а не занимается незаконной деятельностью. Если с ним вместе катается экспедитор, то ему тоже стоит брать с собой копию бумаг, подтверждающих трудоустройство.
На само транспортное средство предстоит оформить и везде брать с собой ПТС, талон о том, что техосмотр был пройден, а также страховой полис ОСАГО. Отсутствие любой из этих частей может обернуться проблемами, если остановит ГАИ.
Что необходимо для перевозки: документы на груз, товарно-транспортная накладная
Один из обязательных пунктов, без которого не должны перемещаться никакие товары – ТТН. Внутри всегда оформляется 2 раздела. Один будет отвечать за факт сделки между покупателем и продавцом. Это основание, по которому со склада отправителя продукция списывается, а в базу получателя принимается. Кроме того, он становится поводом перечислить деньги за услуги.
Важно, чтобы заполнялись все поля, для которых есть информация. Все пустые желательно зачеркнуть. В случае если в 1 грузовом авто перемещается сразу несколько паллетов для разных клиентов, то для каждого создается собственная ТТН. По ней будет выполняться приемка.
Всего требуется распечатать 4 экземпляра, на каждом проставить печати и подписи. Один остается у отправляющей стороны, это юридическое основание для списания из складской зоны для товаров. Потом начинают погрузку. Когда портится или надрывается упаковка или срывается вариант крепления изделия внутри, это вписывается в ТТН и заверяется продавцом. Все остальные бумаги с водителем и его подписью отправляются к покупателю.
Когда покупка прибудет на место, получатель берет одну ТТН. Если во время движения партия была повреждена, то пишется акт, в котором все указывается. Ставится соответствующая отметка в самой ТТН. На основании этих файлов покупатель может предъявлять претензии. Если все хорошо, то грузополучатель ставит свои печати и подписи, 2 последних экземпляра уезжают обратно.
Какие документы могут оказаться необходимы для разной перевозки груза – если клиент сам приезжает и забирает покупку у продавца, то готовится не ТТН, а обычная товарная накладная.
На саму продукцию может потребоваться и другие бумаги. Если перемещаются продукты питания, то оформляется санитарный паспорт. Когда это скоропортящаяся партия, то готовится лист контрольных проверок. По нему проверяют, соответствует ли температура внутри автомобиля.
Для движения живых животных пригодится ветпаспорт и карантинный сертификат, который выдает Госсанэпиднадзор. Если же все это отправляется заграницу, то могут попросить подписать международные бланки, о которых речь пойдет ниже.
Комплект документов для перевозки грузов: образцы договоров
Ниже приведены ссылки на скачивание бланков для заполнения.
- Перевозка товаров автотранспортом.
- Транспортная экспедиция.
- Заявка на перевозку товаров/продукции.
Так как склад является ключевым звеном между поставщиком и покупателем, от его правильной работы зависит функционирование всей системы. Если автоматизировать рутинные складские операции, то это позволит компании наладить стабильную деятельность с эффективным управлением процессами, благодаря чему увеличится прибыль. Обращайтесь в «Клеверенс» за решением ваших задач.
Договор между отправителем, получателем и посредником, осуществляющим доставку
С его помощью можно подтвердить, что все производится на законных основаниях. Бумага заключается между отправляющей стороной и перевозчиком. Ее обязательно подписывает водитель, который имеет право управлять ТС, или экспедитором, который участвует в процессе.
При необходимости можно заменить его доверенностью. Но важно, чтобы на ней были все рекомендуемые печати от лица компании.
Перечень необходимых для оформления документов на погрузку и для перевозки грузов различным автомобильным транспортом: стандартный путевой лист
Здесь содержатся все данные о предстоящем маршруте. Его составляет фирма, которая занимается транспортировкой. Нельзя оформлять его без этих пунктов:
- тип ТС, марка, модель, номер регистрации – нельзя двигаться на незарегистрированном транспорте или на том, который не указан в документации;
- полное название организации, которая будет транспортировать продукцию;
- сведения о том, сколько топлива предположительно потребуется на отправку;
- дата, когда был заключен договор с предприятием, когда был подписаны бумаги;
- номер ТТН, в которой перечисляется весь ассортимент к погрузке.
Кроме того, на любом путевом листе обязательно должен быть отрывной талон. Его готовят в процессе оформления всего необходимого на грузоперевозку, проставляют все печати. Затем его проверяют в фирме, которая будет выполнять доставку. Поэтому он входит в пакет сопроводительных документов, подходящих для подготовленного и проинструктированного водителя при каждой перевозке груза или товаров для внутреннего перемещения. После всех манипуляций его высылают вместе с чеком о том, что все оплачено, клиенту.
Итоги
Транспортные расходы встречаются практически в любой хоздеятельности. Наличие всех необходимых подтверждающих документов имеет большое значение и для поставщиков, и для покупателей, поскольку позволяет сократить расходы по уплате налога на прибыль.
Источники:
- Налоговый кодекс РФ
- постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200
- Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Готовые решения для всех направлений
Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Склады
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Маркировка
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.
Узнать больше
E-commerce
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Учреждения
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Производство
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
RFID
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
ЕГАИС
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Сертификация для партнеров
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Инвентаризация
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Мобильная автоматизация
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Узнать больше Показать все решения по автоматизации
Что еще может потребоваться
Не всегда все ограничивается основными бумагами. Иногда условия меняются и тогда становится важной другая документация:
- паспорт на ТС, бланки, подтверждающие своевременный техосмотр;
- если за рулем не владелец автомобиля, то лучше захватить договор, на основании которого он занимается доставкой;
- накладная – когда в ТТН есть не вся информация о том, что находится внутри;
- если везут что-то съедобное, то рекомендуется иметь санпаспорт;
- ветпаспорт – если транспортируют живых животных, мясо, субпродукты;
- для легальной перевозки спиртосодержащих изделий потребуют соответствующие лицензии и справки;
- договор, в соответствии с которым произошла фактическая отгрузка;
- подтверждение обязательного страхования владельца ТС;
- сертификат, который подтверждает приемлемое качество изделий;
- если все движется в рефрижераторе, то понадобится информация о том, как поддерживается и отслеживается температура в кузове.
Осталось понять, какие документы нужны на провоз груза. В каждом конкретном случае могут появиться и другие бумаги, которые также необходимо своевременно оформлять и брать с собой в путь. Иногда без них ответственные лица подвергаются штрафу за несоблюдение законов, потому что в изготовлении части видов продукции есть свои особенности. А иногда это заканчивается выяснениями с компетентными органами. Поэтому перед первой транспортировкой стоит проконсультироваться у юристов, что еще может понадобиться, если автомобиль остановят с проверкой.
А теперь предлагаем разобрать часть указанных выше пунктов подробнее, чтобы разобраться, как они должны выглядеть.
Оформление корректных документов на правильную перевозку грузов для дальнобойщика: паспорт оборудованного транспортного средства
Бумага, без которой нельзя покидать гараж. В ней содержится максимум информации о машине, ее марке, модели и годе выпуска. Вписан владелец, который несет за нее ответственность. Согласно этому бланку авто прошло обязательную регистрацию ТС в госорганах. Когда ее проверяют компетентные органы, то они могут узнать все о ТС.
Ветеринарный паспорт
По факту это документация, которая подтверждает личность животного, если транспортируются собаки, коты, племенные быки или лошади – любая живность, которая находится на балансе компании-отправителя. В нем должны стоять отметки о профилактических осмотрах, ветрегистрации, всех вакцинациях и перенесенных заболеваниях. Особенно это касается пород, которые представляют ценность для страны и на которые ограничены международные перемещения. Без ветпаспорта невозможно переехать в другое государство или отправить туда любимого пса.
Что нужно водителю для перевозки грузов: сертификат качества продукции
Стоит оформлять и отправлять с перевозчиком, так как без нее нет возможности законно перемещать, импортировать и продавать любые подконтрольные продукты питания. Проверка состояния предусмотрена для детских товаров, оборудования, техники, всего, что употребляется в пищу и других объектов.
Например, для мяса и мясосодержащих продуктов потребуется брать с собой специальную бумагу, которая подтвердит, что это качественные изделия и их можно употреблять в пищу. Согласно ей предмет соответствует нормам безопасности, техническим регламентам, ГОСТам и стандартам.
Заполняем реестр по форме ТОРГ-31
Документ состоит из шапки и табличной части. В шапку необходимо внести такие сведения:
- Наименование хозяйствующего субъекта и его код по ОКПО.
- Структурное подразделение.
- Вид деятельности компании.
- Номер документа и дату его составления.
- Отчетный период.
В табличной части нужно указывать такие данные:
- Название организации-поставщика.
- Ее код по ОКПО.
- Название документа (номер формы и наименование), его номер и дату составления.
- Количество листов в документе.
- Примечание. Здесь можно указать какие-либо уточнения, пояснения.
На оборотной стороне таблица продолжается. Если количества строк в таблице не хватает, то в электронном варианте можно добавить необходимое число строк.
После заполнения таблицы подводят итог по количеству листов в документе. Далее прописью указывают общее количество бумаг и листов в них. Когда документ будет проверен, расписываются работники: сдавший документы, принявший документы, проверивший всю информацию о документах. Обязательно нужно указать должности и расшифровки подписей.
Какие важные документы нужны для особых случаев грузоперевозок по России
Иногда приходится доставлять необычную продукцию. Тогда необходимо иметь при себе официальные бумаги:
- удостоверение, по которому компании разрешена транспортировка огромных, опасных и других необычных партий;
- свидетельство, из него понятно, что водитель прошел специальную подготовку и может заниматься перевозкой, а также отработал и получил водительский стаж более 3 лет без перерыва деятельности;
- сертификат, который указывает на безопасность продукции и подтверждает свойства тары;
- знак отличия для необычных товаров;
- свидетельство о том, что ТС было подготовлено к выполнению задач;
- маршрут с прописанным сроком разрешения на доставку;
- Ф. И. О., адреса, телефонные номера всех лиц, которые имеют отношение к процессу отправки конкретной партии;
- путевой лист, где прописан номер опасности по всем требованиям ООН.
Если партия обладает слишком большие или необычные габариты, сильно отличается от привычных, то придется и на это получить разрешение. Иначе двигаться по дорогам не выйдет. За получение такой справки предстоит заплатить госпошлину.
Для погрузки секретных документов нужно выполнять другие правила. Дело в том, что их оформление, создание копий – для всего этого требуются более сложные механизмы и знания по сравнению с обычными файлами. Чтобы отправлять такие бланки, необходимо обеспечить полную безопасность транспортного средства, соблюсти все условия сохранности и доставки. Водителя следует обучить в соответствии с последними требованиями.
Несколько слов о форме ТОРГ-31
Эта унифицированная форма была закреплена для использования постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132. Она стала рекомендованной для применения с начала 2013 года (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). С этого времени организации сами решают, какие формы первички им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные.
Если фирма приняла решение разрабатывать бланки сама, то нужно помнить о наличии обязательных реквизитов первичного учетного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «Закона о бухгалтерском учете». Разработанные бланки нужно утвердить в учетной политике компании специальным приказом руководителя.
