Ситуации, когда необходимо вернуть ошибочно или излишне перечисленные на счет контрагента деньги нередки в финансовой практике. Ситуация эта не из приятных, но и не безнадежна – разрешить ее можно, отправив письмо о возврате денежных средств в обслуживающий банк.
В этом обзоре вы найдете информацию о том, как правильно оформить письмо на возврат денежных средств (образец мы приведем на каждую из возможных ситуаций), рекомендации по особенностям формирования письма применительно к каждому случаю, а также разъяснения о том, каким образом пишется претензионное письмо о возврате денежных средств (образец со сносками на законодательную базу), которое используется в тех случаях, когда контрагент, на расчетный счет которого поступили средства не торопится их возвращать.
Когда может возникнуть необходимость запроса на возврат средств
Необходимость обратиться к банку или контрагенту с ходатайством о возврате перечисленных вами денежных средств может возникнуть в ряде случаев. К примеру, в связи с:
- излишне перечисленной суммой;
- ошибочной отправкой платежа контрагенту, его получившему;
- некорректным указанием платежных реквизитов (неточностью в написании расчетного счета, или реквизитов банка, обслуживающего контрагента плательщика).
В каждом из этих случаев, чтобы вернуть перечисленные средства, плательщик должен направить в адрес получателя письмо, с указанием сути обращения и подтверждение причины требования.
Читайте также: Порядок возврата излишне уплаченных налогов
Как передать документ контрагенту
Чтобы получить подтверждение того, что письмо доставлено адресату, можно отправить его такими способами:
- По почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
- Лично или курьером. В этом случае надо иметь при себе два экземпляра письма. Один останется у адресата, а второй с проставленной отметкой о получении — у компании отправителя.
Важно получить подтверждение о вручении, поскольку оно может пригодиться в суде, если компания-получатель откажется возвращать денежные средства.
Внимание! Хранить письмо о возврате денег на расчетный счет необходимо 5 лет, как и любую деловую переписку.
Письмо на возврат денежных средств: образец и форма документа в конкретных ситуациях
В номенклатурной сетке внутренних документов письмо возврата денежных средств – это ходатайство, сутью которого является просьба плательщика вернуть в адрес отправителя деньги, излишне или ошибочно перечисленные.
Стандартной формы такого письма, утвержденной законодательно, не существует. Однако в деловой финансовой переписке используются образцы, содержание и форма которых сложились с учетом многолетней практики. Кроме того, могут использоваться формы, рекомендованные конкретными банками, клиентом которых является плательщик.
Как написать письмо о возврате денежных средств? Принцип формирования содержащихся в письме сведений и их последовательность идентичен требованиям к формированию деловых документов:
- письмо банку о возврате денежных средств составляется на фирменном бланке плательщика, если такового нет – в верхней границе листа указываются стандартные регистрационные данные и банковские реквизиты заявителя;
- шапка:
- ФИО и должность руководителя компании-контрагента,
- наименование возглавляемой им организации;
- заголовок документа
- суть ходатайства, изложенная в следующей последовательности:
- информация о произведенном платеже – когда, на основании чего (к примеру – договор, требование, п/п или иные документы) и в какой сумме были перечислены средства,
- причины, являющиеся основанием для возврата,
- сумма, подлежащая возврату,
- сроки, в течение которых необходимо осуществить возврат денежных средств;
- сведения в подписанте и дате формирования документа.
Обращаем внимание! Если в адрес контрагента направляется письмо-претензия о возврате денежных средств (как правило, претензия отправляется в случае, если на первичное обращение получатель не отреагировал), в него включается дополнительный пункт – информация о рассмотрении претензии через судебную инстанцию, выдвижение требований на начисление штрафных санкций за незаконное использование финансов, ответственность согласно действующему законодательству.
Вопрос о возврате платежей особенно актуален в ситуации частичного выпуска товаров по ДТ.
С одной стороны, п. 5 ст. 67 ТК ЕАЭС и п. 1 ст. 148 Закона №311-ФЗ явным образом указывают на необходимость возврата сумм таможенных пошлин, налогов, уплаченных в связи с регистрацией таможенной декларации, в случае отказа в выпуске товаров по такой ДТ.
С другой стороны, в них ничего не сказано о случае, когда выпущена только часть товаров по декларации, а по другой части принято решение об отказе в выпуске.
Настроенная на такую формулировку закона информационные системы таможенных органов «Лицевые счета — ЕЛС» и «АИСТ-М» не позволяют списать с лицевого счета платежи «частично», то есть только за выпущенный товар, в связи с чем в ЕЛС списывается вся сумма по декларации.
Во «Временном порядке работы с ресурсом ЕЛС» (утв. приказом ФТС России № 1329 от 24.08.2018), указано, что сведения для возврата/зачета платежей в ЕЛС отражаются «на основании поступивших в ресурс ЕЛС сведений из КДТ или … иных обстоятельств, определенных статьей 67 Кодекса Союза» (п. 34).
То есть для зачета (восстановления на личном счете в ЕЛС) пошлин, уплаченных по товарам, в выпуске которых отказано, нужны:
— либо КДТ декларанта, даже если он не согласен с отказом в выпуске,
— либо полностью «отказная» ДТ.
Этот недочет регулирования признают и сами таможенные органы, в связи с чем отдельные таможенные управления дают частные разъяснения подобного содержания.
Необходимые для возврата части таможенных платежей изменения в декларацию оформляются КДТ в соответствии с п. 10 вышеупомянутого «Временного порядка» следующим образом:
«В качестве распоряжения на использование денежных средств и их списание с лицевого счета на основании корректировки декларации на товары (далее- КДТ) помимо указания в графе В КДТ ИНН плательщика либо ИНН таможенного представителя (в случае, если таможенные платежи уплачиваются таможенным представителем) рассматривается указание:
в колонке «Изменение» суммы фактически уплачиваемых денежных средств в соответствии с указанной КДТ;
в колонке «Предыдущая сумма» проставляется общая сумма таможенного, иного платежа, указанная в графе В ДТ (если внесение изменений (дополнений) в сведения об уплате (взыскании) таможенных, иных платежей с применением КДТ производится впервые) или в колонке «Сумма» графы В предыдущей КДТ (если внесение изменений (дополнений) в сведения об уплате (взыскании) таможенных, иных платежей производилось ранее);
в колонке «Сумма» указывается сумма, состоящая из уплаченного ранее и уплачиваемого в соответствии с указанной КДТ таможенного, иного платежа за все товары, сведения о которых указаны в ДТ.
В случае, если в соответствии с информацией, указанной в графе 47 КДТ, выявляется факт излишней уплаты или излишнего взыскания таможенных платежей, данные суммы отражаются в колонке «Изменение» со знаком минус и учитываются при заполнении колонки «Сумма».»
После принятия КДТ таможней оформления, соответствующие данные попадут в информационную систему ЕЛС и на следующий день суммы платежей по товарам, в выпуске которых отказано, будут отражены на лицевом счете плательщика.
Письмо о возврате перечисленных денежных средств: образец по вариантам и нюансы формирования
Принцип написания информационной части заявления о возврате средств имеет общую концепцию, однако ее содержание различается с учетом причины подачи ходатайства. Рассмотрим три варианта и нюансы написания писем.
Первое письмо: возврат ошибочно перечисленных денежных средств
Данный вариант ходатайства актуален для случаев, когда плательщик отправил средства на расчетный счет контрагента, которому они не предназначались. К примеру, на возврат ошибочно перечисленных денежных средств письмо, образец которого мы рассматриваем в этой части, должно быть подано, если:
- отправителем платежа была допущена ошибка при автоматическом выборе получателя в электронной форме платежного поручения;
- платеж был отправлен контрагенту, с которым сотрудничество завершено;
- банк произвел зачисление денег по ошибочным реквизитам.
- и в иных, аналогичных случаях.
В первом и втором приведенных случаях, претензия на возврат составляется на имя получателя платежа. В третьем случае – претензия адресуется банку, который в приведенной ситуации фактически нарушил правила совершения банком платежных операций и несет ответственность в соответствии со ст. 866 ГК РФ.
Когда и в какие сроки можно вернуть обеспечение
Когда встает вопрос о возврате обеспечения контракта по 44 ФЗ, сроки получения денег — первый вопрос, который встает перед поставщиком. Сроки определяет заказчик исходя из того, когда поставщик исполнит все обязательства по договору. Фактически момент исполнения соглашения наступает тогда, когда стороны подписывают акт выполненных работ. При этом может встать вопрос об исполнении гарантийных обязательств, если таковые имеются в соответствии с условиями соглашения. Однако это не означает, что деньги будут находиться у заказчика до момента окончания гарантийных обязательств.
Необходимо обратить внимание, что у исполнителя есть возможность постепенно возвращать деньги, которые были внесены в качестве поручительства. Такое право предусмотрено статьей 96 Закона о контрактной системе в сфере закупок. Поставщик может уменьшить размер обеспечения пропорционально выполненным обязательствам по договору, то есть получить часть денежных средств еще до того, как договор полностью исполнен. При этом важным обстоятельством является то, что возможно выбрать иной способ поручительства и, например, вместо денежных средств, предоставить банковскую гарантию.
torgovyy_dom.jpg
Второе письмо: возврат излишне перечисленных денежных средств
Данная версия письма актуальна в случаях, когда отправитель платежа неверно указал, а в частности – неправомерно завысил, сумму перечисляемых средств, допустив ошибку в расчетах или механическую ошибку.
Приводим пример, как должно быть написано письмо на возврат излишне перечисленных денежных средств, образец которого содержит указание на тип ошибки, и дополнительные документы – акт сверки, подтверждающий переплату.
Критерии написания письма
Законом нет четко установленных требований о содержании или оформлении обращения. Но все же оно должно в обязательном порядке иметь следующие данные:
- название и регистрационный адрес фирмы, куда направляется письмо;
- персональные данные обращаемого человека;
- название документа (указывается посредине листа бумаги);
- основной текст, в котором излагается просьба о возврате указанной суммы, внесенной по составленному договору;
- личные реквизиты заявляющего лица для зачисления средств;
- дополнительные документы (прилагаются при их наличии: копии чеков и т.д.);
- дату составления и личную подпись.
Оформить его самостоятельно под силу каждому.
После его отправки или личного вручения документа, стоит ожидать определенных действий заказчика. В любом случае, даже при отказе, вы должны быть оповещены в письменной форме. При возникновении спорных вопросов можно обратиться в суд и уже в данной инстанции решать проблему невыплаты.
avtoperevozki.png
Третье письмо: на возврат денежных средств от поставщика
Письмо о возврате денежных средств за товар – это уже не столько заявление о возврате денег, сколько полноценная финансово-правовая претензия, которая и оформлена должна быть соответствующим образом.
Содержание этого письма, которое в свою очередь может впоследствии стать документальным доводом при рассмотрении иска в хозяйственном арбитраже, должно в обязательном порядке иметь:
- сноску на положения Договора о поставке товара,
- указание на непоступление или ненадлежащее качество товара;
- невыполнение обязательств поставщиком в части соблюдения сроков поставок.
Данный вид претензии на возврат средств подразумевает обязательное наличие и предоставление банку подтверждающих документов – договора поставок и акта сверки.
Образец письма на возврат аванса от поставщика
Рассмотрим ситуацию, которая может случиться на практике (возвращаем аванс).
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» ошибочно перечислило аванс ООО «Поставка товаров» в сумме 30 000 рублей. Между организациями заключен договор на покупку спортивных мячей на 100 000 рублей. Авансовые платежи по договору не предусмотрены. Составляем письмо.
О дополнениях к ходатайству о возврате денег
Хотя основным документов при обращении по вопросу возврата средств является Письмо, оно не всегда признается самодостаточным документом.
В ряде случаев (при возврате денежных средств за товар, излишне перечисленных денег) банк может и имеет право затребовать дополнительно такие документы, как:
- контракт или договор поставок;
- акт сверки;
- копию счета-фактуры;
- банковскую выписку о списании со счета плательщика денежных средств;
- и проч. расчетно-платежные документы.
Возврат авансовых таможенных платежей
Авансовый платёж — это перечисленные заявителем денежные средства на счёт таможни в учёт будущих таможенных платежей. Он не имеет конкретики ни в видах ввозимых (вывозимых) товаров, ни в их стоимости, ни в сроках. По своей сути он изначально представляет собой излишне оплаченные денежные средства.
Авансовые платежи обладают рядом параметров:
- Даже после зачисления на счёт таможенных органов, они считаются собственностью лица или организации, которые их перечисляли (п.3 в ст.330 ТК РФ).
- Не являют собой таможенные платежи: налоги, пошлины, акцизы и сборы.
- Меняют свой статус на «таможенные платежи» после предоставления в таможенный орган распоряжения об их уплате в качестве последних: заявления, грузовой таможенной декларации.
