Как правильно заполнить упаковочный лист на отправку груза

Назначение

1. Описание особенностей транспортировки грузов – хрупкость, недопустимость просвечивания ультрафиолетом, попадания влаги и т.п.
2. Описание названия грузов, по которым их легко будет найти как грузополучателю, так и представителям транспортной компании.

Более подробно о назначении и нюансах оформления:

Благодаря этому практически исключается риск ошибки при доставке, а также экономится время: конкретное отправление можно найти достаточно быстро.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Обязательность составления документа определяется конкретной ситуацией. В большинстве случаев лист оформляют только в случае наличия разных предметов в одной и той же упаковке. Если же отправление идет за границу, его наличие обязательно.

Во многих случаях наличие документа является требованием компании-перевозчика, которой он нужен для быстрой и корректной сортировки товаров при их отправке. Поэтому чаще всего составить лист – в интересах самого же грузоотправителя.

Как правило, документ тщательно упаковывается в герметичный файл во избежание намокания, потери и повреждений. Он кладется в специальный карман, который находится с боковой части упаковки (ящика, пакета и т.п.).

Для чего нужен упаковочный лист?

Данный документ запросит транспортная компания для организации перевозки. На таможне он необходим для совершения таможенных процедур. Бланк содержит описание транспортируемых товаров, влияющее на способы их доставки. Он позволит перевозчику и грузополучателю быстро определить содержимое упаковки.

Официального образца упаковочного листа нет, поэтому компании необходимо самой установить его форму.

Помните: лист заполняется отправителем до момента отгрузки.

Оформление транспортных документов

Получите бесплатную консультацию

Позвоните нам по бесплатному номеру, или заполните форму и мы сами оперативно свяжемся с Вами!

8 800 700 0952 Обратная связь

Бланк и образец 2021 — 2018 г.

В заполненном бланке всегда должна отражается следующая информация:

1. Номер листа и дата его составления.
2. Официальные наименования компаний продавца, покупателя, а при необходимости и грузоотправителя, грузополучателя. В случае с частными лицами указываются ФИО и паспортные данные. В случае с юридическими лицами дополнительно приводятся ФИО и должности уполномоченных лиц.
3. Перечень всех отправляемых грузов с описанием их существенных характеристик (в каждом случае определяются на усмотрение сторон). Всегда указывается количество, масса, единица измерения, объем, официальное название единицы груза (товара) согласно номенклатуре или иным документам.
4. Точный адрес места назначения вместе с регионом и индексом. Если адрес место назначения располагается на территории другого государства, адрес обычно прописывается и на русском языке, и на языке той страны (как правило, латиницей).
5. Вид упаковки – картонная коробка, пакет, поддон, деревянный ящик, паллет и иные предметы, в зависимости от принятой на предприятии классификации.
6. Общее количество мест, масса и объем каждого места, суммарная масса и объем.
7. Сведения о сотруднике, упаковавшем товар и проверившем его работу лице: ФИО, должность, подпись.

Помарки, исправления, зачеркивания и прочие виды коррекции не допускаются. При этом можно заполнить бланк как в печатном виде, так и в рукописном варианте. В последнем случае допустимо использовать синюю или черную ручку.

Количество экземпляров зависит от количества сторон, которые принимают участие в отправке груза, его транспортировке и приемке. Обычно речь идет о трех участниках:

1. Грузоотправитель.
2. Грузополучатель.
3. Транспортная компания, доставляющая груз.

Соответственно, составляют 3 экземпляра в оригинальном виде, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу.

За основу можно взять следующий бланк:

А в качестве заполненного образца использовать такой вариант:

При этом документ можно оформить как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке компании.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В случае отправки любого груза зарубежному партнеру, как правило, полагается составить инвойс, который в той или иной степени соответствует счету на оплату.

Инвойс — Invoice

Инвойс (invoice) входит в обязательные документы для грузоперевозки. Инвойс может так же именоваться «счет-фактура». В инвойсе отражается факт сделки между продавцом и покупателем.

Инвойс содержит наименование товара, количество каждого наименования, цена за единицу, общая сумма к оплате.

Обязательно указывают дату, номер, названия и реквизиты покупателя и продавца.

Налоги к уплате указывают отдельно.

Также в инвойсе могут указывать условия сделки, сроки и способы оплаты и отгрузки.

Инвойс — ключевой документ для грузоперевозки. Инвойс требуют при таможенном оформлении груза.

Оперативность прохождения таможни зависит (целиком и полностью!) от того, как правильно оформлен инвойс. Для перевозчика важно, чтобы инвойс на перевозимые грузы был оформлен точно и правильно.

ГОСТ

Так как он представляет собой официальный документ, который имеет уникальный номер в системе ОКУД: 1002004. Что касается нормативного отражения в документах, то регламент оформления описывается в разных стандартах, которые связаны с правилами упаковки и/или маркировки грузов:

• ГОСТ Р 51474-99;
• ГОСТ 14192-96.

Основная суть требований стандартов в том, что маркировка обязательно отражает:

• так называемые манипуляционные знаки – специальные обозначения, которые указывают, как нужно обращаться с отправлением (не переворачивать, не бросать и т.п.);

• предупредительные надписи – для донесения дополнительной информации об особенностях транспортировки груза;
• основные и дополнительные записи по данным об отправителе и получателе, числу мест, номер груза в партии, массы нетто и брутто.

Законодательная база

Ротация упаковочного листа регулируется сразу несколькими законодательными документами. Поскольку бумага используется для транспортировки как внутри государства, так и за его пределами, основные положения описаны в таможенном кодексе ТС. Кроме этого, нормативное регулирование осуществляется следующими документами.

• Бернские грузовые конвенции для ж/д транспорта от 1985 года.
• Женевская конвенция для автодорожного транспорта от 1975 года.
• Варшавская конвенция для воздушных сообщений от 1955 года.
• Конвенция ООН для смешанных перевозок от 1980 года.
• Федеральный закон, касающийся контроля транспортировки грузов автомобильным сообщением.
• Постановления правительства Российской Федерации.

Документы, необходимые для отправки груза

В последнее время правила оказания транспортных и экспедиционных услуг претерпели некоторые изменения. Например, с июля 2021 года начали действовать поправки, которые предписывают частным гражданам и юридическим лицам обязанность предоставить определенные документы при отправке.

Физические лица

Если грузы отправляет физическое лицо, оно предъявляет:

• свой паспорт;
• опись отправки, бланк которой выдает сама транспортная class=»aligncenter» width=»658″ height=»558″[/img]
• нотариально заверенную доверенность (если действует представитель гражданина вместо него).

Юридические лица

Для любых компаний (коммерческих фирм, благотворительных, общественных организаций, религиозных обществ) предполагается набор таких документов:

1. Паспорт.
2. Доверенность на действия представителя компании, которая заверена руководителем или иным уполномоченным лицом. Если же грузы отправляет сам руководитель, достаточно предоставить документ о назначении на должность.

3. Документ на груз: как правило, это и есть упаковочный лист, оформленный по произвольному образцу.

В некоторых особых случаях наряду с этими бумагами понадобятся и дополнительные: характеристика груза, разрешение на перевозку и др. Обычно это связано с особым характером материальных ценностей – опасные химические вещества, биологические образцы и т.п.

До отгрузки товара: утверждение этикетки и сертификация

На этапе подписания контракта с иностранным поставщиком важно обговорить форму упаковки, информацию на этикетке и вложенной инструкции на товар. Так, если товар нужно будет маркировать и регистрировать в системе «Честный знак», то это потребует проработки вопроса заранее. Производителю придется закупить специальное оборудование для печати кода идентификации и встроить в производственный процесс иностранного завода нанесение маркировки.

С данными о товаре и этикеткой обратитесь к таможенному представителю. Специалисты компании оценят финальные макеты. Проверят информацию, которая нанесена на этикетку, на соответствие требованиям таможенного контроля. Если нужно будет внести данные, то сделать это на подготовительном этапе будет проще.

Проверьте информацию на этикетке

Уточните, нужно ли оформлять обязательную сертификацию товара и разрешительные документы. Например, на товар требуется сертификация в соответствии с техническим регламентом. Некоторые сертификаты делают больше месяца. Поэтому удобнее сначала ввезти образцы для тестирования. Для этого, оформляете договор с органом сертификации и письмо с указанным количеством образцов. Таможенный представитель организует перевозку и корректную растаможку образцов.

До ввоза товара получите разрешительные документы

Оформляйтесь с «Авангард Директ», чтобы доверить проверку документов профессионалам.

Определение количества грузовых мест

С точки зрения транспортной компании основная информация, которая должна содержаться в упаковочном листе, связана с габаритами и весом отправления:

• количество мест;
• масса каждого места;
• объем каждого места;
• суммарная масса и объем;
• масса нетто и брутто.

Количество грузовых мест определяется очень просто: одна упаковка равна одному месту. Под упаковкой могут подразумеваться разные предметы:

• пакет;
• сверток;
• ящик;
• паллет и др.

Поэтому если заявлено, что перевозчик принял, например, 10 мест, это может говорить о самых разных комбинациях – например, 3 ящика, 2 свертка и 5 паллетов. Поэтому 100 мест в одном случае займут объем нескольких грузовых автомобилей, в то время как в иных ситуациях в одну машину может уместиться и 1000 мест.

Выбор упаковки

Бумаги, печатные издания, небольшие вещи весом до 3 кг можно упаковать в конверт, пластиковый пакет или плотную бумагу, перевязав или заклеив обертку.

Тяжелые и крупные вещи нужно отправлять в коробке, мешке или обшитые плотной тканью.

Конверты, коробки и другие упаковочные материалы можно купить в почтовых отделениях. Для отправлений EMS бесплатно предоставляются конверты и пластиковые пакеты EMS размером до 60 × 70 см.

Отправления с описью вложения не стоит заранее упаковывать — их нужно передать сотруднику Почты для сверки содержимого с описью и только потом упаковывать.

Ответственность перевозчика

Ответственность транспортной компании регулируется соответствующими договорами перевозки. Обязанности перевозчика описываются в Гражданском кодексе (статья 796):

• утрата груза, недостача;
• повреждение или порча.

При этом исключаются применение ответственности в отношении перевозчика, если повреждение или утрата грузов произошли по причинам, на которые он не может непосредственно повлиять:

1. Любые обстоятельства, связанные с действиями отправителя и/иди получателя груза.
2. Особые естественные свойства предмета. Например, если перевозится стеклянная посуда, но отправитель сам не позаботился о правильной упаковке, дополнительной защите предмета мягкой тканью, наличии предупреждающих знаков на таре, а также соответствующей пометки в документах на груз, представители транспортной компании не могут нести ответственность.
3. Недостатки самой упаковки, которые не могут быть обнаружены перевозчиком. Например, очевидно, что острые предметы невозможно паковать в картон или пакет.

Свидетельство о происхождении товара (Certificate of Origin)

Свидетельство о происхождении товара входит в обязательный перечень документов для грузоперевозки.

Сертификат о происхождении товара — документ на специальном бланке, с описанием товара и подтверждением со стороны государственного органа, что товар, на который оформлено свидетельство о происхождении товара, произведен или переработан в стране, от имени которой действует указанный государственный орган.

Сертификат о происхождении товара выдает торгово-промышленная палата страны производства. Получатель данного документа — поставщик товара. Стандартная форма определена Конвенцией Киото.

Если необходимо документальное происхождение страны происхождения при таможенном оформлении товара, предоставляют свидетельство о происхождении товара.

Одно государство не имеет право подтвердить происхождение товара, произведенного в другой стране.

Список предметов, запрещенных к пересылке

В Российской Федерации

1. оружие огнестрельное, сигнальное, пневматическое, газовое, боеприпасы, холодное (включая метательное), электрошоковые устройства и искровые разрядники, а также основные части огнестрельного оружия;
2. наркотические средства, психотропные, сильнодействующие, радиоактивные, взрывчатые, едкие, легковоспламеняющиеся и другие опасные вещества;
3. ядовитые животные и растения;
4. денежные знаки РФ и иностранная валюта;
5. скоропортящиеся продукты питания, напитки;
6. предметы, которые по своему характеру или упаковке могут представлять опасность для почтовых работников, пачкать или портить другие почтовые отправления и почтовое оборудование.

При ввозе на территорию Российской Федерации

1. Печатные и аудиовизуальные материалы: содержащие призывы к осуществлению экстремистской и террористической деятельности или публичное оправдание терроризма; порнографического характера; изготовленные или распространяемые с нарушением требований законодательства стран таможенного союза Евразийского экономического сообщества о выборах и референдумах; направленные на пропаганду нацистской атрибутики или символики либо атрибутики или символики, сходных с нацистской атрибутикой или символикой до степени смешения; содержащие иную информацию, которая может причинить вред политическим или экономическим интересам Российской Федерации, ее государственной безопасности, здоровью и нравственности граждан;
2. любые виды оружия (их части), патроны к ним (их части), конструктивно сходные с гражданским и служебным оружием изделия;
3. опасные отходы;
4. специальные технические средства, предназначенные для негласного получения информации;
5. ядовитые вещества, не являющиеся прекурсорами наркотических средств и психотропных веществ;
6. наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры, в том числе в виде лекарственных средств;
7. органы и (или) ткани человека, кровь и ее компоненты;
8. растения в любом виде и состоянии, семена растений;
9. живые животные, за исключением пчел, пиявок, шелковичных червей;
10. озоноразрушающие вещества;
11. средства защиты растений, подпадающие под действие приложений A и B Стокгольмской конвенции о стойких органических загрязнителях от 22 мая 2001 года;
12. орудия добычи (вылова) водных биологических ресурсов:
13. готовые рыболовные сети узловые, произведенные машинным или ручным способом из синтетических нейлоновых или прочих полиамидных мононитей с диаметром нитей менее 0,5 мм и размерами ячеи менее 100 мм (размер конструктивного шага ячеи менее 50 мм);
14. готовые рыболовные сети узловые, произведенные машинным или ручным способом из прочих синтетических мононитей с диаметром нитей менее 0,5 мм и размерами ячеи менее 100 мм (размер конструктивного шага ячеи менее 50 мм);
15. электроловильные системы и устройства, состоящие из электрических генераторов сигналов, с подсоединенными проводниками и аккумулятором (батареей), совместно выполняющие функцию добычи (вылова) водных биологических ресурсов посредством электрического тока);
16. алкогольная продукция, этиловый спирт, пиво;
17. любые виды табачных изделий и курительных смесей;
18. радиоактивные материалы;
19. культурные ценности;
20. товары, подвергающиеся быстрой порче;
21. драгоценные камни в любом виде и состоянии, природные алмазы, за исключением ювелирных изделий.

При вывозе с территории Российской Федерации

1. ​Печатные и аудиовизуальные материалы: порнографического характера; изготовленные или распространяемые с нарушением требований законодательства стран таможенного союза Евразийского экономического сообщества о выборах и референдумах; направленные на пропаганду нацистской атрибутики или символики либо атрибутики или символики, сходных с нацистской атрибутикой или символикой до степени смешения; содержащие иную информацию, которая может причинить вред политическим или экономическим интересам Российской Федерации, ее государственной безопасности, здоровью и нравственности граждан;​
2. любые виды оружия (их части), патроны к ним (их части), конструктивно сходные с гражданским и служебным оружием изделия;
3. опасные отходы;
4. специальные технические средства, предназначенные для негласного получения информации;
5. ядовитые вещества, не являющиеся прекурсорами наркотических средств и психотропных веществ;
6. наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры, в том числе в виде лекарственных средств;
7. органы и (или) ткани человека, кровь и ее компоненты;
8. отходы и лом черных и цветных металлов;
9. необработанные драгоценные металлы, лом и отходы драгоценных металлов, руды и концентраты драгоценных металлов и сырьевых товаров, содержащих драгоценные металлы;
10. минеральное сырье (природные необработанные камни);
11. информация о недрах;
12. растения в любом виде и состоянии, семена растений;
13. живые животные, за исключением пчел, пиявок, шелковичных червей, которые пересылаются при наличии ветеринарного свидетельства;
14. озоноразрушающие вещества;
15. алкогольная продукция, этиловый спирт, пиво;
16. любые виды табачных изделий и курительных смесей;
17. радиоактивные материалы;
18. культурные ценности;
19. товары, подвергающиеся быстрой порче;
20. драгоценные камни в любом виде и состоянии, природные алмазы, за исключением ювелирных изделий

Cписок предметов, запрещенных к пересылке авиапочтой

1. Огнестрельное, сигнальное, пневматическое, газовое оружие, составные части огнестрельного, сигнального, пневматического, газового оружия, боеприпасы, муляжи таких предметов, в том числе неснаряженные гранаты, снаряды и другие аналогичные предметы, холодное оружие (включая метательное), все виды ножей, электрошоковые устройства.
2. Наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры.
3. Взрывчатые вещества и изделия их содержащие. Пример: тротил, ТЭН, нитроглицерин, аммонал, гранитол, динамит, гранаты ручные, ракеты, снаряды, боеприпасы, детонаторы, капсюли-детонаторы, порох, фейерверки, пиротехнические составы, патроны стрелковые.
4. Легковоспламеняющиеся, токсичные и невоспламеняющиеся и нетоксичные газы и изделия их содержащие. Пример: газовые зажигалки, сжатые и сжиженные газы в баллонах, водород, пропан, бутан, лаки и дезодоранты в аэрозольной упаковке, углекислый газ, огнетушители, хлор, иприт.
5. Легковоспламеняющиеся жидкости и изделия их содержащие. Пример: бензин, керосин, растворители, ацетон, лаки, краски масляные, нитроэмали, грунтовки, смывки, герметики, эфиры, клеи на основе органических растворителей, лосьоны косметические, одеколоны, духи, туалетная вода, лаки для ногтей, масло пихтовое.
6. Легковоспламеняющиеся твердые вещества и изделия их содержащие. Пример: спички, сера, любые металлические порошки, алюминиевый порошок с покрытием, магний, «бенгальские огни», белый и желтый фосфор, напалм, уголь, карбид кальция, натрий.
7. Окисляющие вещества, органические перекиси и изделия их содержащие. Пример: аммиачно-нитратное удобрение, аммиачная селитра, калиевая селитра, хлорат кальция, отбеливатели, перекись водорода, некоторые отвердители.
8. Токсические (ядовитые) вещества и изделия их содержащие. Пример: мышьяк, никотин, цианид, пестициды, стрихнин, бромацетон.
9. Инфекционные вещества и изделия их содержащие. Пример: диагностические пробы, биологические продукты, вирус бешенства, клинические и медицинские отходы.
10. Радиоактивные вещества и изделия их содержащие. Пример: радионуклиды, изотопы.
11. Коррозионные вещества и изделия их содержащие. Пример: электролиты для аккумуляторов, ртуть, серная, соляная, уксусная и другие кислоты, едкий натр.
12. Прочие опасные вещества и изделия их содержащие. Пример: литиевые батареи, сухой лед.

Руководство по приему международных почтовых отправлений (МПО)

Запрещается использовать для упаковки металлические коробки и ящики, фольгу, металлизированные бумагу и ткани.
Оформить посылку