Счет в валюте (в евро и долларах): скачать бесплатно бланк и образец заполнения в Excel, Word, PDF

Для получения оплаты за оказанные услуги от иностранных контрагентов недостаточно выставить счёт. Международные стандарты предусматривают оформление инвойса.

Инвойс (англ. invoice) — это международное обозначение счёта на оплату, выдаваемого продавцом покупателю в качестве требования платежа. Инвойс включает перечень услуг, их характеристики, условия сделки и сведения об ее участниках. Выписка документа указывает на то, что предмет сделки передан покупателю и у него появилась обязанность оплаты согласно указанным условиям.

В российской практике у инвойса нет аналогов. Часто его сравнивают со счётом-фактурой, хотя у этих документов разное назначение. Счёт-фактуру применяют для налогового контроля и отчёта по НДС. Инвойс на услуги необходим для валютного контроля, чтобы убедиться в законности получения оплаты.

Также нельзя сказать, что инвойс является иностранным вариантом классического счёта на оплату, применяемого в РФ. Если сравнивать международный и российский документооборот, то по юридической и бухгалтерской сути инвойс на услуги ближе всего к акту сдачи-приемки услуг.

В международной коммерческой практике различают два вида invoice: коммерческий инвойс и проформа-инвойс. Рассмотрим каждый из них более подробно.

Коммерческий инвойс

Коммерческий инвойс (commercial invoice), или инвойс-фактура — это вариант товаросопроводительного документа, который служит основанием для оплаты.

При оказании услуг инвойс необходим для валютного контроля, чтобы подтвердить легальность получения денег из-за границы. Это обязательное требование ЦБ РФ.

Когда на ваш счет поступают деньги от иностранного клиента, банк временно блокирует эти средства на транзитном счете. Далее у вас есть 15 дней, чтобы подтвердить сделку.

Состав пакета документов зависит от конкретного банка и суммы сделки. Когда сумма не превышает 200 тысяч рублей, действуют упрощенные правила. В этом случае достаточно заполнить электронную форму-отчёт и предоставить инвойс.

Если же сумма по сделке превышает 3 млн рублей при переводе или 6 млн рублей при получении, кроме инвойса потребуется предъявить договор. При этом банк ставит договор на учёт с присвоением уникального номера для контроля крупных сделок.

При оказании услуг иностранным контрагентам можно обойтись без составления и пересылки актов выполненных работ. Для этого в инвойс включают примерно следующую формулировку:

Полной либо частичной оплатой счёта-договора заказчик подтверждает, что нижеперечисленные условия договора исполнены в полном объёме с надлежащим качеством и в оговоренные сроки.

Если заказчик оплачивает услуги по invoice, следовательно, у него нет претензий и работа принята.

Описание товаров в документе

Продолжаем рассказывать о заполнении инвойса. Каждую позицию товара в нем необходимо описать подобным уровнем:

• Наименование продукции.
• Основная сфера ее использования.
• Серийный номер (если это применимо).
• Тарифный гармонизированный номер (если есть сведения о нем).
• Численность продукции.
• Материал, из которого она изготовлена.
• Номера позиции, пункта (если известны).
• Тип упаковки.
• Вес товара.
• Площадь, объем занимаемого места.
• Единицы измерения.
• Цена за единицу.
• Общая стоимость поставки.

В перечне выше — минимум информации о товаре, что может быть указана.

Проформа-инвойс

Инвойс-проформа (proforma invoice) — это предварительный счёт, который выписывает продавец услуг, если условия по сделке и величина оплаты ещё не согласованы. Оформление инвойса-проформы необходимо, если оказание услуги происходит до утверждения всех условий или клиент вносит частичную либо полную предоплату.

Например, иностранный заказчик заказал российскому веб-дизайнеру подготовку ряда материалов. Стороны ещё не договорились о полном объёме работ, но клиент хочет подтвердить серьёзность намерений и «забронировать место». Для этого он переводит предоплату в 500 долларов на основании proforma invoice, присланного веб-дизайнером.

От коммерческого инвойса проформа отличается отсутствием чётких условий. В документе необязательно указывать окончательные сроки и цифры. Кроме того, proforma не содержит требования об оплате, поэтому в ней может не быть реквизитов, если не предусмотрен аванс.

После согласования и утверждения всех условий сделки оформляют итоговый счёт — коммерческий инвойс.

Особые требования к описанию товаров

Для некоторых отправляемых наименований требуется определенного вида описание.

Текстиль:

• Процентный состав материала (100 % лен, 50 % полиэстер/50 % хлопок и проч.)
• Способ производства материала — тканный, вязанный.
• Для кого предназначено изделие — мужчины, женщины, дети.
• На образцах ставят метку: MUTILATED SAMPLES. NOT FOR RESALE.

Подарки:

• В описании — формулировка Unsolicited gift.
• Полная характеристика и стоимость входящих в презент изделий.

Часы (настольные и настенные) — стоимость отдельно гальванического элемента, корпуса, подвижных составляющих, натуральных камней (если есть).

Химические вещества:

• Название, описание (необходимо для классификации вещества).
• Обязательная отметка следующего содержания: «Все химические вещества в данном грузе соответствуют постановлениям по TSCA, принятым общемировым нормам. Нет компонентов, которые бы нарушали предписания TSCA или отдельные его акты».
• Можно ограничиться и краткой меткой: «Все хим. вещества отправления не подлежат контролю по TSCA».

Всевозможные биологические образцы:

• Происхождение ткани — человеческое, животное, проч.
• Причина отправления — тестирование, эксперимент.
• Способ транспортировки образца.
• Срок хранения.
• Копия разрешения на вывоз/ввоз или его номер.

Как правильно заполнить инвойс

Чтобы банк принял инвойс в качестве подтверждения и перевёл на ваш счёт деньги от заказчика, нужно верно заполнить документ.

При игнорировании инвойса или его несвоевременной отправке можно получить штраф до 100 % от суммы сделки за нарушение валютного законодательства.

Установленной формы invoice нет. Можно использовать любой вариант, важно лишь, чтобы в документе были указаны следующие сведения:

• Дата оформления и номер (опционально).
• Сведения о заказчике: ФИО клиента, наименование страны и компании, правовая форма компании, юридический и почтовый адрес.
• Предмет инвойса и количество услуг. В зависимости от требований заказчика указывают наименования услуг и их количество или название услуги и количество оплачиваемых часов.
• Детальное описание каждой позиции в указании предмета сделки.
• Цена и совокупная сумма сделки с обозначением валюты заказчика.
• Реквизиты банковского счёта исполнителя для оплаты и срок платежа.
• Порядок передачи предмета сделки покупателю.
• Подпись лица, которое выставляет инвойс.
• Штамп либо печать (при наличии).

Заполняет инвойс тот, кто оказывает услуги. Это может быть как ИП или ООО, так и физическое лицо. Статус заказчика также может быть любым. Все нюансы, связанные со статусом сторон, отражают в основном договоре по сделке.

Оформляют документ на языке заказчика — чаще на английском. Для услуг достаточно двух экземпляров — по одному для каждой стороны. Для подтверждения сделки может потребоваться перевод инвойса на русский язык. Поэтому лучше сразу составить документ на английском и русском.

При описании услуги в инвойсе избегайте сокращений и общих фраз. Детально опишите услугу, чтобы проверяющим было понятно, какая именно работа и в каком объёме выполнена и за что взимается оплата. Лучше всего, чтобы описание соответствовало описанию услуги в договоре. Обязательно укажите в документе количество оказанных услуг и стоимость единицы (услуги в целом или часа работы).

Для некоторых стран указание стоимости часа — обязательное условие. Поэтому посчитайте и пропишите стоимость часа работы и общее количество потраченных часов. Лишней информацией или ошибкой это не будет.

Пример описания услуги в invoice:

Name/Название:
Consulting services/Консультационные услуги.
Description/Описание:
Provision of consulting services for the assessment and selection of personnel/Оказание консультационных услуг по оценке и подбору персонала
.

Cost of an hour of work/Стоимость часа работы:
50 USD.
The amount of hours/Общее количество часов:
30.
Если это возможно, в описании услуги укажите, что представляет собой итоговый результат. Например:

Создание макетов в формате .psd по техническому заданию, представленному заказчиком. Общее количество макетов — 10 (десять) штук.

Ошибки в инвойсе могут усложнить получение оплаты. При несоответствии документа требованиям банк просто «заморозит» средства до выяснения всех обстоятельств.

Чем счет в валюте отличается от счета в рублях?

Счет в валюте так же, как и счет в рублях, может служить документом для расчета между российскими компаниями. Такую возможность предусматривает закон № 173-Ф3 «О валютном регулировании и контроле» от 10.12.2003 г. В то же время российские компании не могут вести расчеты между собой в долларах и евро (ст. 9 закона № 173-ФЗ). Оплата производится исключительно в рублях по курсу согласно договору, заключённому между контрагентами (курс может быть привязан к дате заключения договора, дате платежа или дате выставления счета). Если курс валюты в договоре никак не зафиксирован, то оплата производится по официальному курсу на дату платежа. Оплату счета в иностранной валюте могут производить российские компании только при расчетах с зарубежными.

Образец инвойса на услуги

Найти пример инвойса на услуги в сети легко. Можно скачать готовый документ и по его подобию создать собственный invoice.

Пример готового инвойса для фрилансеров. Источник

Или скачать и заполнить шаблон invoice.

Шаблон инвойса на услуги. Источник

Можно найти шаблон инвойса в формате Excel, например, на Hloom. Для автоматического расчета итоговой суммы оплаты вам потребуется описать каждую услугу, указать количество часов и ставку за час.

Однако проще всего создавать инвойсы через специальные бесплатные генераторы: Logaster Invoice, Zoho Invoice, Invoice Templates. От вас потребуется лишь указать нужные данные. На их основе сервис автоматически сформирует счёт.

Требования к описанию продукции

Что это — инвойс? Всегда полное описание отправляемой продукции. Оно должно отвечать на четыре основных вопроса:

• Что это?
• Из чего оно сделано?
• Какое число?
• Как будет использоваться?

Обязательна также следующая разбивка:

• Наименование товара.
• Цена за единицу.
• Общая стоимость.
• Номинальная цена.
• Страна-изготовитель.

Что важно запомнить про инвойс на услуги

• Инвойс — это счёт на оплату, применяемый в международных коммерческих отношениях. Он нужен для подтверждения сделки и доказательства легальности полученной оплаты.
• Отсутствие инвойса при работе с иностранными контрагентами может стать причиной «заморозки» средств на счету и наложения штрафа за нарушение валютного законодательства.
• Для сделки с несогласованными условиями применяют proforma invoice (предварительный счёт).
• При согласовании всех условий используют коммерческий инвойс.
• Инвойс на услуги содержит описание сделки, стоимость работ, требование оплаты, реквизиты.
• Заполняет invoice исполнитель, на двух языках — страны отправления и страны получения, в двух экземплярах.
• Для создания инвойса можно разработать собственную форму, использовать готовый шаблон или воспользоваться сервисами-генераторами.

Тонкости заполнения

Продолжаем разбирать, что такое инвойс, как выглядит документ. В себе он обязательно должен содержать следующее:

• Наименование адресанта, его юридический адрес.
• Визирование (подпись) документа в международной практике необязательно.
• Наименование продукции, ее цена и количество берется из контракта.
• Счет-проформа может содержать сведения о допустимых отклонениях от контракта.
• Базовые поставочные условия берутся также из соглашения (контракта). Чаще всего их определяет «Инкотермс» (Международные правила толкований торговых понятий).
• Общая стоимость чаще всего выражается в той валюте, что указана в контракте. В противном случае указывается по какому курсу (дата перевода) будет осуществляться конвертация. Обозначают валюту общероссийским буквенным кодом из классификатора ОК 014-2000.
• Условия платежа в фактуре-инвойс — это банковские реквизиты. Расчетный счет, адрес и название банка, свифт-код, корреспондентский счет, иные частности платежа.

Мы можем увидеть образцы инвойса различных форматов. Чаще всего используется корпоративный бланк отправителя. При отсутствии оного информация печатается на обычном листе бумаги.

Это важно знать

При подготовке инвойса необходимо с предельной серьезностью подойти к описанию товаров, имеющих особые свойства. К таким относятся:

• биологические материалы;
• химические вещества;
• текстиль;
• технически сложные товары, прежде всего, в эту группу попадают оборудование, компьютеры и бытовая электроника;
• подарки, причем необязательно покупные.

Для каждой из вышеперечисленных групп предусмотрены свои данные, которые обязательно необходимо указать в инвойсе. Если это биоматериал, описывается его происхождение, цель экспорта, время хранения и требования к условиям транспортировки. При перевозке химических веществ, наряду с их общепринятым названием, вносится информация о форме, физическом состоянии и концентрации. К инвойсу должен быть приложен документ, подтверждающий соответствие требованиям этой продукции нормам безопасности.

При описании технически сложных товаров указываются их составные части, назначение, особенности строения. При перевозке текстиля нужно отметить способ плетения, а также процентное содержание всех тканевых волокон в его составе. Если продукция высылается как образец, требуется пометка о том, что она не предназначена для продажи. В описании подарка указывается его стоимость.

Получить уверенность в том, что коммерческий инвойс заполнен правильно, позволит его проверка. Выполняет ее, как правило, представитель логистической компании. При этом сверяются данные о продавце и покупателе, мониторится полнота товарных позиций, соответствие цены каждого наименования итоговой сумме, указанной в документе.

Инвойс может быть заполнен как в электронном виде, так и вручную, печатными и разборчивыми буквами. Если отправку осуществляет юридическое лицо, должна быть его расшифрованная подпись. Ее нужно скрепить печатью компании. В том случае, когда посылку высылает физическое лицо, будет достаточно одной его подписи.

При необходимости инвойс может включать нескольких страниц. Выписывается документ в пяти экземплярах. Один используется для непосредственного сопровождения груза, даже упаковывается внутрь. Второй приобщается к транспортной накладной. По экземпляру необходимо экспортеру, грузополучателю и логистической компании, которая занимается организацией перевозки.

Количество экземпляров

Составляется всегда в 6 экземплярах (или в большем количестве в особых случаях). Допускается составить один оригинал на государственном языке страны, где находится зарубежный покупатель, и сделать 5 копий к нему. Юридическая сила всех экземпляров одинакова, а их назначение описано в таблице.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поскольку речь идет о коммерческом документе, предназначенном для использования в другом государстве, перед отправкой товаров необходимо еще раз проверить, правильно ли был заполнен бланк, все ли требования учтены, на месте ли все 6 экземпляров. В особенности необходимо уделить внимание описанию товаров.